Virtuelle Veranstaltungen gibt es nun schon seit mehr als einem Jahrzehnt. Allerdings haben sie deutlich an Popularität gewonnen, seit die Welt von der COVID-19-Pandemie betroffen ist, wodurch das Reisen und die Teilnahme an Veranstaltungen mit großer Zahl stark eingeschränkt wurde.
Genau deshalb sind virtuelle Veranstaltungen aus vielerlei Gründen besonders interessant. Zum einen ermöglicht eine virtuelle Veranstaltung jedem und jeder, der Zugang zum Internet und einen Computer oder ein Telefon hat, daran teilzunehmen. Zum anderen erspart es dem Organisator einige logistische Kosten, wie z.B. die Buchung eines Veranstaltungsortes, die Erstellung eines Veranstaltungsaufbaus, die Organisation der Bewirtung und das Management der Zuschauermenge.
Diese Vorteile machen den Planungsprozess jedoch nicht weniger umfangreich und da virtuelle Veranstaltungen an sich leicht zu organisieren sind, sind sie auch konkurrenzintensiv. Deshalb solltest Du Deinen Teilnehmern tatsächlich einen hohen Mehrwert bieten, um sie zur Teilnahme zu motivieren. Das kann von der Suche nach kompetenten und namhaften Rednern für die Veranstaltung bis hin zu gezielten und ansprechenden Werbemaßnahmen reichen.
Egal, ob Du zum ersten Mal ein virtuelles Event veranstaltest oder ob Du nach Möglichkeiten suchst, um Dein nächstes Event noch einen Schritt weiter zu bringen als das letzte, die 7 folgenden Schritte werden Dich dabei unterstützen, eine besonders effektive Werbekampagne rund um das Event aufzubauen.
Inhaltsverzeichnis
1. Arbeite mit relevanten Organisationen zusammen
Unabhängig davon, ob es sich bei Deiner Veranstaltung um ein pädagogisches Webinar, eine Messe zu den neuen Produkten Deines Unternehmens oder um eine reine Unterhaltungsveranstaltung wie einen virtuellen Auftritt handelt, die Zusammenarbeit mit anderen Partnern kann in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein.
- Es erweitert die Perspektive Deiner Veranstaltung.
- Es ermöglicht Dir, ein größeres Publikum zu erreichen.
- Es könnte der Beginn einer dauerhaften und für beide Seiten vorteilhaften professionellen Partnerschaft sein.
Um den Nutzen eurer Zusammenarbeit zu maximieren, solltest Du auf Folgendes achten:
- Wähle Partner aus, die nicht Deine direkte Konkurrenz sind, aber zu einem verwandten Gebiet gehören. Zum Beispiel könnte ein Karriereseminar im Bereich Marketing einen Marketingfachmann, einen Personalfachmann und vielleicht sogar eine Person einbeziehen, die eine Karriere in diesem speziellen Bereich anstrebt.
- Recherchiere den sozialen Fußabdruck und die Glaubwürdigkeit aller beteiligten Parteien. Eine Partnerschaft mit dem falschen Unternehmen kann zu negativen Ergebnissen führen und sogar Deinem Ruf schaden.
- Vereinbare eine Werbestrategie, bei der jeder das Event auf seinen jeweiligen Markenelementen wie Website, E-Mail und Social Media Accounts bewirbt.
2. Segmentiere Deine Marketingaktivitäten
Der „Eins für Alle“-Ansatz ist heute für ein funktionierendes Marketing nicht mehr relevant. Gleiches gilt auch, wenn Du Dein Event vermarktest. Verschiedene Gruppen von Menschen werden aus unterschiedlichen Gründen an Deinem Event teilnehmen wollen.
So werden zum Beispiel Studenten an einer E-Bildungsmesse teilnehmen wollen, um mehr über Hochschulen und die Möglichkeiten ihrer Wahlfächer zu erfahren, während Berufstätige teilnehmen werden, um Möglichkeiten für ein weiterführendes Studium zu prüfen, um ihre Karriere voranzutreiben.
Identifiziere einige Schlüsselgruppen mit gemeinsamen Interessen, Bedürfnissen und Hintergründen und schneide Deine Marketingbotschaften dementsprechend in Bezug auf Inhalt, Ausdrucksweise, Hervorhebung des Wertversprechens für jede Gruppe und den für sie geeigneten Kanal zu. So werden Deine Werbebotschaften effektiver, und Du schaffst mehr Vertrauen bei den Teilnehmern.
3. Verwende Tracking-Verfahren
Wenn Du für Dein Event wirbst, solltest Du unbedingt verfolgen, wie sich sämtliche Marketing-Aktivitäten entwickeln. Wie variieren sie in Bezug auf die Reichweite und die Anzahl der registrierten Anmeldungen? Recherche und Planung sind hier unerlässlich, doch Du wirst überrascht sein, wie sehr sich die Dinge ändern können, wenn es um die Durchführung geht. Das Tracking Deiner Marketing-Maßnahmen wird nicht nur dafür sorgen, dass Du Deine Zeit und Dein Geld auf das konzentrierst, was funktioniert, es wird Dir auch wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Events liefern.
Während Social-Media-Promotionen durch die bereits integrierten Tools leicht verfolgt werden können, solltest Du in Betracht ziehen, Deine Werbe-URLs mit UTM-Codes (Urchin Tracking Module) zu versehen. Solche Codes melden genaue Konvertierungsmetriken an Deine Analyse-Tools und helfen Dir dabei, echtes Wissen darüber zu erlangen, was funktioniert und was nicht.
4. Wirb auf mehreren Kanälen
Am besten machst Du eine Bestandsaufnahme all Deiner digitalen Assets und nutzt jedes einzelne davon, um Deine Zielpersonen über mehrere Touchpoints zu erreichen. Wenn Du für Dein Event auf mehreren Plattformen wirbst, wird Dein Event mehr Sichtbarkeit erhalten und die Leute wissen lassen, dass dieses Event groß angelegt ist. Im Folgenden findest Du einige Punkte, auf die Du dich konzentrieren solltest:
Website
Erstelle eine Landingpage oder eine Microsite innerhalb Deiner offiziellen Website und weise ihr einen eindeutigen und aussagekräftigen Domainnamen zu. Zum Beispiel kannst Du die Endung .TECH für ein Tech-Event verwenden (der Domainname für die Consumer Electronics Show ist zum Beispiel www.ces.tech) oder .ONLINE, um zu betonen, dass es sich um ein Online-Event, wie zum Beispiel www.tnwtransform.online, handelt. Eine Veranstaltung mit einer eigenen Website wirkt dadurch noch authentischer.
Neue Domain-Endungen wie .SPACE, .FUN, .SITE, .WEBSITE, etc. ermöglichen es Dir, aussagekräftigere und interessantere Domains zu erhalten, um Dein virtuelles Event besser zu bewerben und zu promoten.
Verwende E-Mail-Marketing, um direkt mit Deinen Abonnenten zu kommunizieren. Du kannst auch mehr Leute dazu bewegen, sich in Deine Mailingliste einzutragen, um die neuesten Updates über das Event zu erhalten. Wenn es Dein Budget erlaubt, kannst Du E-Mail-Anmeldungen veranlassen, indem Du Vorteile wie einen kostenlosen Online-Kurs, ein eBook oder ein einmonatiges Abonnement anbietest.
Social Media
Basierend auf den Erkenntnissen über Deine Follower mit Hilfe der integrierten Analyse-Tools kannst Du einen Social-Media-Kalender erstellen und die Beiträge so planen, dass Du ein Maximum an Beteiligung bekommst. Benutze den Domainnamen Deiner einzigartigen Event-Microsite, um Leute von Deinen Social Media-Posts darauf umzuleiten. Abgesehen von Event-Ankündigungen, Bannern oder Videos, die die Referenten oder Produkte hervorheben, die präsentiert werden sollen, können Abstimmungen und Fragen für besonders engagierte Beiträge sorgen.
6. Sende am letzten Tag eine Erinnerung
Ein abschließender Überblick über all die Dinge, die die Teilnehmer brauchen, um Teil des Events zu sein, soll den Leuten helfen, sich leichter auf das Event einzustimmen. Es kann zum Beispiel sein, dass ein Teilnehmer versehentlich die E-Mail mit dem Link zur Teilnahme an der Veranstaltung gelöscht hat oder die E-Mail mit dem Link zur Teilnahme an der Veranstaltung nicht finden kann. Manchmal haben die Teilnehmer einfach das Datum und die Uhrzeit vergessen.
Sorge dafür, dass jede(r), der/die sich angemeldet hat, eine E-Mail über die wichtigen Details erhält und schreibe am besten auch einen Beitrag in den sozialen Medien darüber. Wenn Du noch freie Plätze hast, kannst Du diese in den sozialen Netzwerken als Countdown-Post oder als ‚letzte freie Plätze‘ ausschreiben.
7. Danke Deinem Publikum
Deine Teilnehmer haben wertvolle Zeit für Deine virtuelle Veranstaltung in Anspruch genommen. Sie haben sich dafür entschieden, mit Dir in Kontakt zu treten, Deine Marke zu entdecken und Dir die Möglichkeit eröffnet, Deinen bestehenden Kundenkreis zu erweitern. Achte darauf, dass Du ihre Teilnahme anerkennst, indem Du ihnen eine „Danke“-E-Mail zusammen mit einem kurzen Formular für Feedback schickst. Das Feedback Deiner Teilnehmer kann Probleme aufzeigen, die Dir sonst nicht aufgefallen wären, und es wird Dir helfen, beim nächsten Mal ein noch besseres Event zu planen.
Fazit
Der richtige Mix aus Marketingstrategien, sowohl davor als auch danach, ist der Schlüssel zum Erfolg, wenn es um Events geht, egal ob virtuell oder persönlich. Bei virtuellen Events können die Dinge aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs etwas herausfordernder werden. Um sich hier einen Namen zu machen, ist es entscheidend, dass das virtuelle Event genauso einnehmend und interessant gestaltet wird, wie sein Offline-Pendant – bitte keine trockenen und monotonen Webinare, die meist wenig erreichen. Mit diesen 7 Tipps kannst Du allerdings zuversichtlich sein, dass Dein Online-Event viel Zuspruch erhält und dass alle Teilnehmer glücklich und zufrieden mit dem Erlebnis sind.
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