Virtuelle Events

Mit diesen 7 Tipps werden virtuelle Events zum vollen Erfolg

Virtuelle Events gibt es nun schon seit mehr als einem Jahrzehnt. Allerdings haben sie deutlich an Popularität gewonnen. Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie ist das Reisen und die Teilnahme an Veranstaltungen mit großer Zahl stark eingeschränkt.

Genau deshalb sind virtuelle Veranstaltungen aus vielerlei Gründen besonders interessant. Zum einen ermöglicht eine virtuelle Veranstaltung jedem, der Zugang zum Internet und einen Computer oder ein Telefon hat, daran teilzunehmen. Zum anderen erspart es dem Organisator einige logistische Kosten, wie z.B. die Buchung eines Veranstaltungsortes, die Erstellung eines Veranstaltungsaufbaus, die Organisation der Bewirtung und das Management der Zuschauermenge.

Diese Vorteile machen den Planungsprozess jedoch nicht weniger umfangreich. Da virtuelle Veranstaltungen an sich leicht zu organisieren sind, sind sie auch konkurrenzintensiv. Deshalb solltest Du Deinen Teilnehmern tatsächlich einen hohen Mehrwert bieten, um sie zur Teilnahme zu motivieren. Das reicht von der Suche nach kompetenten und namhaften Rednern bis hin zu gezielten und ansprechenden Werbemaßnahmen. 

Egal, ob Du zum ersten Mal virtuelle Events veranstaltest oder ob Du nach Möglichkeiten suchst, um Dein nächstes Event noch einen Schritt weiter zu bringen – die 7 folgenden Schritte werden Dich dabei unterstützen, eine besonders effektive Werbekampagne rund um das Event aufzubauen.

1. Arbeite mit relevanten Organisationen zusammen

Unabhängig davon, ob es sich bei Deiner Veranstaltung um ein pädagogisches Webinar, eine Messe zu den neuen Produkten Deines Unternehmens oder um eine reine Unterhaltungsveranstaltung wie einen virtuellen Auftritt handelt, die Zusammenarbeit mit anderen Partnern kann in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein.

  • Es erweitert die Perspektive Deiner Veranstaltung.
  • Es ermöglicht Dir, ein größeres Publikum zu erreichen.
  • Es könnte der Beginn einer dauerhaften und für beide Seiten vorteilhaften professionellen Partnerschaft sein.

Um den Nutzen eurer Zusammenarbeit zu maximieren, solltest Du auf Folgendes achten:

  • Wähle Partner aus, die nicht Deine direkte Konkurrenz sind, aber zu einem verwandten Gebiet gehören. Zum Beispiel könnte ein Karriereseminar im Bereich Marketing einen Marketingfachmann, einen Personalfachmann und vielleicht sogar eine Person einbeziehen, die eine Karriere in diesem speziellen Bereich anstrebt.
  • Recherchiere den sozialen Fußabdruck und die Glaubwürdigkeit aller beteiligten Parteien. Eine Partnerschaft mit dem falschen Unternehmen kann zu negativen Ergebnissen führen und sogar Deinem Ruf schaden.
  • Vereinbare eine Werbestrategie, bei der jeder das Event auf seinen jeweiligen Markenelementen wie Website, E-Mail und Social Media Accounts bewirbt.

2. Segmentiere Deine Marketingaktivitäten

Der „Eins für Alle“-Ansatz ist heute für ein funktionierendes Marketing nicht mehr relevant. Gleiches gilt auch, wenn Du Dein Event vermarktest. Verschiedene Gruppen von Menschen werden aus unterschiedlichen Gründen an Deinem Event teilnehmen wollen.

So werden zum Beispiel Studenten an einer E-Bildungsmesse teilnehmen wollen, um mehr über Hochschulen und die Möglichkeiten ihrer Wahlfächer zu erfahren, während Berufstätige teilnehmen werden, um Möglichkeiten für ein weiterführendes Studium zu prüfen, um ihre Karriere voranzutreiben.

Identifiziere einige Schlüsselgruppen mit gemeinsamen Interessen, Bedürfnissen und Hintergründen. Schneide Deine Marketingbotschaften dementsprechend in Bezug auf Inhalt, Ausdrucksweise und Wertversprechens für jede Gruppe und den für sie geeigneten Kanal zu. So werden Deine Werbebotschaften effektiver, und Du schaffst mehr Vertrauen bei den Teilnehmern.

3. Verwende Tracking-Verfahren

Wenn Du für Dein Event wirbst, solltest Du unbedingt verfolgen, wie sich sämtliche Marketing-Aktivitäten entwickeln. Wie variieren sie in Bezug auf die Reichweite und die Anzahl der registrierten Anmeldungen? Recherche und Planung sind hier unerlässlich. Doch Du wirst überrascht sein, wie sehr sich die Dinge während der Durchführung ändern können. Das Tracking Deiner Marketing-Maßnahmen sorgt nicht nur dafür, dass Du Deine Zeit und Dein Geld auf das konzentrierst, was funktioniert. Es liefert Dir auch wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Events.

Während Social-Media-Promotionen durch die bereits integrierten Tools leicht verfolgt werden können, solltest Du in Betracht ziehen, Deine Werbe-URLs mit UTM-Codes (Urchin Tracking Module) zu versehen. Solche Codes melden genaue Konvertierungsmetriken an Deine Analyse-Tools und helfen Dir dabei, echtes Wissen darüber zu erlangen, was funktioniert und was nicht.

4. Wirb auf mehreren Kanälen

Nutze mehrere Kanäle

Am besten machst Du eine Bestandsaufnahme all Deiner digitalen Assets. Nutze jedes einzelne davon, um Deine Zielpersonen über mehrere Touchpoints zu erreichen. Wenn Du für Dein Event auf mehreren Plattformen wirbst, wird Dein Event mehr Sichtbarkeit erhalten und die Leute wissen lassen, dass dieses Event groß angelegt ist. Im Folgenden findest Du einige Punkte, auf die Du dich konzentrieren solltest:

Website

Erstelle eine Landingpage oder eine Microsite innerhalb Deiner offiziellen Website und weise ihr einen eindeutigen und aussagekräftigen Domainnamen zu. Zum Beispiel kannst Du die Endung .TECH für ein Tech-Event verwenden (der Domainname für die Consumer Electronics Show ist zum Beispiel www.ces.tech). Die Endung .ONLINE betont dagegen, dass es sich um ein Online-Event, wie zum Beispiel www.tnwtransform.online, handelt.  Eine Veranstaltung mit einer eigenen Website wirkt dadurch noch authentischer.

Neue Domain-Endungen wie .SPACE, .FUN, .SITE, .WEBSITE, etc. ermöglichen es Dir, aussagekräftigere und interessantere Domains zu erhalten, um Dein virtuelles Event besser zu bewerben und zu promoten.

E-Mail

Verwende E-Mail-Marketing, um direkt mit Deinen Abonnenten zu kommunizieren. Du kannst auch mehr Leute dazu bewegen, sich in Deine Mailingliste einzutragen, um die neuesten Updates über das Event zu erhalten. Wenn es Dein Budget erlaubt, kannst Du E-Mail-Anmeldungen veranlassen, indem Du Vorteile wie einen kostenlosen Online-Kurs, ein eBook oder ein einmonatiges Abonnement anbietest.

Social Media

Basierend auf den Erkenntnissen über Deine Follower mit Hilfe der integrierten Analyse-Tools kannst Du einen Social-Media-Kalender erstellen. Plane Deine Beiträge so, dass Du ein Maximum an Beteiligung bekommst. Benutze den Domainnamen Deiner einzigartigen Event-Microsite, um Leute von Deinen Social Media-Posts darauf umzuleiten. Abgesehen von Event-Ankündigungen, Bannern oder Videos, die die Referenten oder Produkte hervorheben, die präsentiert werden sollen, können Abstimmungen und Fragen für besonders engagierte Beiträge sorgen.

6. Sende am letzten Tag eine Erinnerung

Ein abschließender Überblick über all die Dinge, die die Teilnehmer brauchen, um Teil des Events zu sein, soll den Leuten helfen, sich leichter auf das Event einzustimmen. Es kann zum Beispiel sein, dass ein Teilnehmer versehentlich die E-Mail mit dem Link zur Teilnahme an der Veranstaltung gelöscht hat. Ein anderer kann die E-Mail mit dem Link zur Teilnahme an der Veranstaltung nicht finden. Manchmal haben die Teilnehmer einfach das Datum und die Uhrzeit vergessen.

Sorge dafür, dass jede(r), der/die sich angemeldet hat, eine E-Mail über die wichtigen Details erhält. Verfasse am besten auch einen Beitrag in den sozialen Medien darüber. Wenn Du noch freie Plätze hast, kannst Du diese in den sozialen Netzwerken als Countdown-Post oder als ‚letzte freie Plätze‘ ausschreiben.

7. Danke Deinem Publikum

Deine Teilnehmer haben wertvolle Zeit für Deine virtuelle Veranstaltung in Anspruch genommen. Sie haben sich dafür entschieden, mit Dir in Kontakt zu treten, Deine Marke zu entdecken und Dir die Möglichkeit eröffnet, Deinen bestehenden Kundenkreis zu erweitern. Achte darauf, dass Du ihre Teilnahme anerkennst, indem Du ihnen eine „Danke“-E-Mail zusammen mit einem kurzen Formular für Feedback schickst. Das Feedback Deiner Teilnehmer kann Probleme aufzeigen, die Dir sonst nicht aufgefallen wären. Jegliche Rückmeldung wird Dir helfen, beim nächsten Mal ein noch besseres Event zu planen.

Fazit

Der richtige Mix aus Marketingstrategien, sowohl davor als auch danach, ist der Schlüssel zum Erfolg – egal ob für virtuelle oder on-site Events. Virtuelle Events können die Dinge aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs etwas herausfordernder gestalten. Um sich hier einen Namen zu machen, ist es entscheidend, dass das virtuelle Event genauso einnehmend und interessant gestaltet wird, wie sein Offline-Pendant – bitte keine trockenen und monotonen Webinare, die meist wenig erreichen. Mit diesen 7 Tipps kannst Du allerdings zuversichtlich sein, dass Dein Online-Event viel Zuspruch erhält und dass alle Teilnehmer glücklich und zufrieden mit dem Erlebnis sind.

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