Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz bei do.de ein?

Du möchtest Dir Urlaub nehmen, bist ein paar Tage nicht an Deinem Arbeitsplatz wegen Krankheit oder wechselst die E-Mail-Adresse zu einer anderen? Dann kann eine Abwesenheitsnotiz für Dich sinnvoll sein. Denn wenn Deine Kunden in der Zeit Kontakt aufnehmen wollen und keine Rückmeldung erhalten, kann das einen negativen Eindruck auf Deine Kunden machen.

Eine Abwesenheitsnotiz kann mit einem Autoresponder erstellt werden. Das bedeutet, schreibt ein Kunde eine E-Mail bekommt dieser sofort eine Rückmeldung. Jede E-Mail, die mit einem Autoresponder versehen wurde, schreibt bei eintreffenden einer E-Mail eine automatisierte Nachricht zurück. So wissen Kunden oder auch Kollegen in welchem Zeitraum keine Anfragen beantwortet werden.

Nur wie schreibe ich eine gute Abwesenheitsnotiz und wie richte ich dies bei do.de ein?

Abwesenheitsnotiz schreiben Schritt für Schritt

Bei einer Abwesenheitsnotiz sollte man darauf achten, das der Text kurz und sachlich formuliert ist und nur die nötigsten Informationen enthält.

Zum Aufbau gehört ein Betreff, Anrede, der Zeitraum der Abwesenheit, eventuell der Grund der Abwesenheit, ob die Mail weitergeleitet wird und ein Ansprechpartner an den man sich wenden kann ich dringenden Fällen. Wie formell der Text ausfällt, ist hierbei Firmen abhängig.

• Titel: Üblich ist es einfach „Abwesenheitsnotiz“ oder „Ich bitte um Ihre Geduld“ zu schreiben, somit weiß jeder sofort Bescheid.
• Anrede: Je nachdem wie formal es bei Dir üblich ist. Zum Beispiel „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.“ oder „Hallo und herzlichen Dank für die E-Mail“.
• Zeitraum der Abwesenheit: Ab wann bist Du wieder erreichbar und eventuell den Grund der Abwesenheit. Zum Beispiel „Ich bin derzeit auf einer Weiterbildung. Sie können mich gern ab Mittwoch, den Tag/Monat/Jahr wieder erreichen.“ oder „Ich bin ab Mittwoch, den Tag/Monat/Jahr wieder erreichbar und werde mich dann im Laufe der nächsten 5 Werktage um Ihr Anliegen kümmern“.
• Weiterleitung oder Verweis zu einem Kollegen: Du solltest darüber Informieren, ob eine Weiterleitung an einen Kollegen stattfindet oder nicht. Zum Beispiel „Ihre Mail wird nicht weitergeleitet“, „Bitte haben Sie Verständnis, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet wird “ oder „Ihre E-Mail wird automatisch an meinen Kollegen Name weitergeleitet“.
• Kontakt bei dringenden Fällen: Es kann immer mal was passieren, was für den Kunden sehr dringend erledigt werden muss. Deswegen ist es gut eine Vertretung anzugeben. Zum Beispiel: „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Name: name@firma.de“ oder „Meine Vertretung wird von Herrn Schuster übernommen. Sie können Ihn unter 012345/6789 werktags telefonisch zwischen 9 und 17 Uhr erreichen“.
• Schlussgruß und Signatur: Du kannst entweder einen einfachen Schlussgruß verwenden, diesen aber auch weglassen. Zum Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen, Name“ Die Signatur sollte hier aber dennoch rein.

Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz bei do.de?

1. Logge Dich bei do.de ein und gehe zu den Menüpunkt „Meine Webspacepakete“
2. Gehe bei den jeweiligen Webspace auf den Punkt „Interface“. Nun öffnet sich das Parallels Confixx.
3. Im Confixx klicke auf „E-Mail -> Autoresponder“.
4. Wähle die E-Mail-Adresse aus die einen Autoresponder bekommen soll und gehe dann auf „Bearbeiten/Neu“.
5. Gebe Deinen Text ein und gehe auf „Anlegen“.
6. Fertig ist der Autoresponder.

Bitte denke auch daran nach der Abwesenheit die automatischen Mails wieder auszuschalten.