Vor 20 Jahren erklärte der Europarat den 28. Januar zum Data Protection Day. Seitdem wird der Tag dafür genutzt, uns daran zu erinnern, wie wichtig der Schutz personenbezogener Daten ist. Für viele unter uns löst das Thema wohl eher gemischte Gefühle aus, denn oft wird Datenschutz mit rechtlichen Anforderungen, komplexen Vorgaben und jede Menge Dokumentation in Verbindung gebracht. Im Alltag zeigt sich jedoch dabei oft, dass Datenschutz selten ein theoretisches, sondern vielmehr praktisches Problem ist. Denn die meisten Stolperfallen entstehen dort, wo Informationen ausgetauscht, Daten übermittelt und Zugriffsrechte vergeben werden.
Nehmen wir also den Europäischen Datenschutztag zum Anlass, nicht neue Pflichten aufzuzählen, sondern den Blick bewusst auf praktische Berührungspunkte zu lenken und aufzuzeigen, wo Du konkret betroffen bist, aber selbst sinnvoll steuern kannst.
Datenschutz steht und fällt an wenigen, aber zentralen Schnittstellen
Wer Domains, E-Mail-Server oder Websites betreibt, verarbeitet automatisch personenbezogene Daten – oft ganz nebenbei und ohne es bewusst zu merken. Egal ob beim Absenden eines Kontaktformulars, beim Beantworten einer Support-Mail, bei einer DNS-Weiterleitung oder dann, wenn für eine Agentur oder einen Dienstleister ein Benutzerzugang angelegt wird – überall werden personenbezogenen Informationen übermittelt.
Für das tägliche Geschäft unserer Kunden erfordern vor allem wenige, aber zentrale Schnittstellen besondere Aufmerksamkeit: die Verwaltung von Domains und DNS-Einträgen, die E-Mail-Infrastruktur sowie die Vergabe von Zugriffsrechten rund um die eigene Website. Wer diese Schnittstellen bewusst absichert, Zugriffe klar regelt und regelmäßig überprüft, sorgt dafür, dass Datenschutz im Alltag mitläuft statt erst dann zum Thema zu werden, wenn etwas schiefläuft.
Domain & DNS: unterschätzter Hebel beim Datenschutz
Domains werden oft als rein technische Grundlage wahrgenommen, quasi das notwendige Übel, damit wichtige Informations- und Kommunikationsflüsse erwartungsgemäß funktionieren. Tatsächlich steckt hier jedoch eine zentrale Steuerungsebene dahinter. Denn über DNS-Einstellungen wird festgelegt, wohin E-Mails zugestellt werden, welche Server Formulardaten empfangen oder wohin Besucher weitergeleitet werden. Wer Zugriff auf diese Einstellungen hat, hat damit auch indirekt Einfluss auf personenbezogene Daten.
Genau deshalb ist dieser Bereich aus Datenschutzsicht so wichtig. Nicht, weil hier ständig etwas schiefgeht, sondern weil kleine Nachlässigkeiten große Wirkung entfalten können. Zu viele Zugriffe, unklare Zuständigkeiten oder fehlende Transparenz reichen aus, um oft auch unbemerkt Risiken entstehen zu lassen. Daher empfehlen wir, diesen Bereich einmal bewusst zu prüfen, wer welchen Zugriff hat, wer diesen tatsächlich benötigt und wie gut diese Zugänge abgesichert sind. Konkret bedeutet das für Deine Domain- und DNS-Verwaltung:
- Einschränkung des Zugriffs auf Domain- und DNS-Einstellungen
- Absicherung administrativer Zugänge, da diese Zugriff auf Website- und E-Mail-Daten haben
- Transparenz von DNS-Änderungen zur Nachvollziehbarkeit von Anpassungen
- Prüfung und ggf. Entfernung von Zugängen externer Dienstleister oder Agenturen
- Kontrolle von Weiterleitungen und kritischen DNS-Einträgen
- zusätzliche Absicherung durch Domain-Safe
E-Mail: Daten schützen heißt Verantwortung übernehmen
E-Mails sind heute für die meisten unserer Kunden der wichtigste Kommunikationskanal. Egal ob Angebote, Anfragen, Rechnungen oder einfach persönliche Abstimmungen im Team – unser täglicher Informationsaustausch läuft weitgehend über Postfächer und Mailserver.
Und so ist E-Mail automatisch auch ein Datenschutzthema. Schützenswert sind dabei längst nicht die hierüber geteilten Inhalte, sondern auch die Identität eines jeden Senders und Empfängers. Wird eine Domain für Phishing oder Spoofing missbraucht, dann leiden hierunter nicht nur Business und Reputation, sondern oft auch die Menschen, die solchen Nachrichten vertrauen.
Auch hier zeigt sich die praktische Relevanz von Datenschutz: bei der Absicherung der Absenderidentität, in klar getrennten Postfächern und bei der Frage, wer Zugriff auf welche Kommunikation hat. Wer das im Blick behält, schützt nicht nur sich selbst, sondern auch Geschäftspartner und Kunden. Konkret heißt das für die E-Mail-Infrastruktur:
- Sichern von Mailzugängen durch starke Authentifizierung, vor allem für Kunden- oder Vertragskommunikation
- korrekte, aktuelle SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für jede Mail-Domain
- Auswertung von DMARC-Reports, ob und wie die eigene Domain missbräuchlich verwendet wird
- Trennung von persönlichen Postfächern und Funktionspostfächer (z. B. info@ oder support@)
- Prüfung von Weiterleitungen und Postfach-Zugriffen (z. B. auf ehemalige Mitarbeiter)
Website & Formulare: Datenschutz im täglichen Kontakt
Websites sind für viele Nutzer der erste Kontaktpunkt mit einem Unternehmen. Dementsprechend erfolgen viele Kontaktanfragen, Terminwünsche und Supportgesuche über ein Formular. Gleichzeitig sind Websites über Jahre hinweg um neue Formulare, zusätzliche Plugins oder externe Dienste gewachsen, weil sich Anforderungen stetig verändert haben.
Genau hier entsteht oft ein Datenschutzproblem. Denn jedes Formular, jedes eingebundene Skript und jeder Dienst erhebt personenbezogene Daten und entscheidet darüber, wer diese einsehen kann.
Nutzen wir den Datenschutztag für einen kurzen Realitätscheck, welche Daten werden über Deine Website erhoben werden und welche davon wirklich notwendig sind, um den gewünschten Service zu erbringen. Genauso wichtig ist auch die Frage danach, wo diese Daten gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Konkret empfehlen wir entsprechend für Deine Websites und Formulare:
- Reduktion von Formularen und Pflichtfeldern auf das notwendige Minimum
- klare Definition, wohin Formulardaten gesendet werden (Postfach, Ticket-System, CRM) und wer darauf Zugriff hat
- Prüfung von Drittanbieter-Skripten und Plugins
- konsequente verschlüsselte Übertragung, damit eingegebene Daten nicht abgefangen werden
- Speicherfristen für Formulardaten statt dauerhafte Aufbewahrung
Zugriffe & Konten: Datenschutz erfordert Organisation
Oft entstehen Datenschutzprobleme nicht durch gezielte Angriffe, sondern durch Fehler und Nachlässigkeiten in ganz alltäglichen Routinen. Gemeinsame Logins, dauerhaft vergebene Zugänge oder alte Berechtigungen gehören zu den häufigsten Ursachen, weil der Überblick hierüber oft im Alltag verloren geht.
Gerade bei Domains, DNS und E-Mail lohnt es sich deshalb, regelmäßig die eigene Zugriffsstruktur zu hinterfragen und auf den neuesten Stand zu bringen. Folgende konkrete Maßnahmen helfen dabei:
- zusätzliche Absicherung kritischer Zugriffe wie z. B. administrative Konten
- persönliche Benutzerkonten statt gemeinsame Logins für Domain-, DNS- und E-Mail-Zugänge
- rollenbasierte Zugriffsrechte statt pauschalen Vollzugriff
- zeitlich begrenzte Zugänge für Agenturen oder externe Dienstleister
- regelmäßige Überprüfung aller Benutzerkonten, insbesondere nach Mitarbeiterwechseln
EU Data Protection Day als Impulsgeber
Der Europäische Datenschutztag ist kein Stichtag für Perfektion. Er ist vielmehr eine hervorragende Gelegenheit und freundliche Erinnerung daran, die eigene Datenschutz-Aufstellung vielleicht noch einmal kritisch unter die Lupe zu nehmen und nach Verbesserungspotenzial zu untersuchen. Gerade bei Domains, E-Mail und Websites lassen sich mit überschaubarem Aufwand viele Risiken reduzieren.
Wer weiß, wo hier sensible Bereiche liegen, kann gezielt handeln. Wir unterstützen Dich dabei. Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Datenschutz nicht aufwändig „organisiert“ werden muss, sondern als täglicher Begleiter mitläuft: durch abgesicherte Zugänge, klare Rollen- und Rechtekonzepte, transparente Domain- und DNS-Verwaltung sowie viele weitere Funktionen, die Dir dabei helfen, Deine Domains und E-Mail-Domains vor Missbrauch zu schützen.
Du willst mehr erfahren oder hast Fragen, wie Du Dich noch besser in Sachen Datenschutz aufstellen kannst? Dann kontaktiere uns noch heute! Unser Service-Team hilft Dir jederzeit gern weiter!
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